Sběr leadů na eventech

1. Formulář pro sběr dat
2. Souhlasy
3. Přístup k získaným datům
4. Práce s leady v Lead Management Systemu a v lead2car
5. Export dat z Lead Management Systemu a z lead2car
6. Kontakty
7. Podpora systémů lead2car a LMS

Za účelem zjednodušení byl vyvinut proces sběru leads prostřednictvím digitálního formuláře umístěného v prostředí K2NG tools.

V rámci eventu budou mít hostesky k dispozici tablet s připojením k internetu, kde si zobrazí formulář. Zákazník vyplní následující data formuláře:

• Osobní a kontaktní údaje

• Odpověď na soutěžní otázku – pokud je součástí eventu

• Požadavek na testovací jízdu, včetně odsouhlasení podmínek zpracování testovací jízdy

• Souhlas se zpracováním údajů včetně využití pro marketingové účely pro Škoda Auto

• Souhlas se zpracováním údajů včetně využití pro marketingové účely pro participujícího obchodníka Škoda

Odesláním formuláře dojde k uložení dat do systému lead2car a pro účely sdílení kontaktů participujícímu dealerovi, do excelového souboru v prostředí Sharepoint. K tomuto souboru mají přístup pouze předem specifikovaní uživatelé, pro které musí být přístup nastaven před akcí.

Data zákazníků jsou participujícímu dealerovi zpřístupněna zároveň v systému lead2car nebo Lead Management Systém – LMS a to ve formě kontaktu nebo leadu. V rámci leadu je možné nastavit požadavek na testovací jízdu nebo nabídku – záleží na zadání před vlastní akcí.

Přístup k datům a jejich zpracování je řízen bezpečnostními směrnicemi a pravidly přístupů k datům a informacím ŠKODA AUTO včetně platné směrnice o GDPR.

1. Formulář pro sběr dat

Project manager eventu předá 10 pracovních dní před prvním dnem eventu zadání pro přípravu formuláře – zadání na sběr leads - odpovědné kontaktní osobě za K2NG forms na VTM (Kelly Morelová) – soutěžní otázka, obrázek v záhlaví, odkaz na dealerské memorandum, kontakty na dealera, seznam osob s přístupem k datům eventu. Dále požadavek na proces zpracování kontaktů – pouze uložení, naplánování požadavku na testovací jízdu / nabídku.

Design formuláře a datová pole formuláře musí vycházet z předlohy, změny je třeba konzultovat a požadovat s dostatečným předstihem.

VTM připraví formulář, nechá schválit project managerem daného eventu a zajistí napojení formuláře do lead2car a LMS.

2. Souhlasy

Každý formulář musí obsahovat dynamická pole se souhlasy k daným memorandům a souhlasům, které se generují dle obsahu formuláře. Hodnoty souhlasů a k tomu memoranda musí být součástí zadání pro vytvoření formuláře. Zobrazení souhlasů je závislé na vyplněných polích formuláře.

Při vložení soutěžní otázky se generuje požadavek na souhlas zpracování údajů za účelem Pořádání soutěže a hlasování v soutěži.

Pokud je součástí testovací jízda, zobrazí se požadavek na souhlas se Zásadami pro zpracování osobních údajů pro účely testovací jízdy.

Pro účely dalšího využití leads jako je oslovování s nabídkou produktů a služeb, výzkumu trhu značky ŠKODA, je pro společnost Škoda Auto a dealerskou síť sbírán i Souhlas se zpracováním osobních údajů.

Pro účely dalšího marketingového oslovování je zde Souhlas s marketingovými aktivitami Škoda Auto.

Pokud je součástí eventu participující obchodník, project manager eventu zašle v rámci požadavku odkaz na Souhlas se zpracováním údajů … daného obchodníka, kam se bude souhlas odkazovat – za obsah a soulad s platnými právními normami souhlasu odpovídá obchodník.

3. Přístup k získaným datům

Oprávněné osoby, které byly uvedeny v zadání, obdrží e-mailem unikátní odkaz k souboru na Sharepointu, kde budou zaznamenány veškeré sebrané záznamy. Po kliknutí na odkaz bude třeba zadat uvedený e-mail, na který byl odkaz zaslán:

Po vyplnění e-mailové adresy bude odeslán verifikační kód, který je třeba zadat na další obrazovce:

Následně bude uživatel přesměrován do daného excelového souboru. V excelu online budou uvedena všechna sebraná data z daného eventu. Osoby s přístupem mají v dokumentu přístup pouze ke čtení, aby nemohlo dojít k úpravě dat přijatých z vyplněných formulářů a mohou si stáhnout kopii souboru na svůj počítač, za účelem vyhodnocení soutěže v místě eventu.

Při plánování aktivit na eventu, je nutné počítat s technickým časem pro přenos a zpracování dat v systémech. Data z posledního odeslaného formuláře se v excelovém souboru ke stažení mohou zobrazit se zpoždění až 30 minut.

Data budou na Sharepointu uložena po dobu 14 dnů. Po vypršení této lhůty bude přístup k datům zrušen a data budou smazána.

4. Práce s leady v Lead Management Systemu a v lead2car

Vzhledem k tomu, že leadů z eventů může být větší množství, je pro ně vytvořeno v rámci filtrů zobrazení leadů speciální zobrazení „Eventové leady“. Toto zobrazení je označeno písmenem M) v lead2car:

Po otevření leadu uživatel uvidí všechny informace, které byly zadány do eventového formuláře a postup zpracování leadu je totožný jako u běžného leadu.

Eventové leady, bez požadavku na testovací jízdu nebo nabídku, nepodléhají eskalacím a není tedy nutné je zpracovat během 24 hodin, jako je tomu u běžných leadů.

5. Export dat z Lead Management Systemu a z lead2car

Z lead2car, stejně jako z Lead Management Systému je možné si leady exportovat do excelu. Tlačítko pro export najdeme vždy na horní liště:

Na menších obrazovkách se tlačítko pro export může nacházet pod třemi tečkami vpravo v liště. Po kliknutí na tlačítko exportu bude stažen excel s daty v daném zobrazení (v tomto případě s eventovými leady).

6. Kontakty

VTM

Uvedené osoby v rámci VTM se vzájemně mohou zastupovat

Formuláře

LMS – zpracování leads LMS – zpracování leads

7. Podpora systémů lead2car a LMS

Lead2car Support

Přímo z aplikace pod tlačítkem nebo na odkaze

http://lead2carwiki.com/support.html

Poslední aktualizace: 19.5.2023